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  • 产品设计师如何简报?如何说服相关权益人?

    产品设计师的能力需综合多种知识与技能,工作内容不再仅限于GUI、UI、UX,跨大为需要思考服务或产品的商业目标、模式、效益与营运等议题,也须对产品负更大的责任。因设计师职务更加广泛,肯定需要接触更多领域的相关权益人,且对其简报或说服也是习以为常。

    不过,简报与说服真的没有想像中简单(文件与表述),因为它的主题不管大至定位产品走向,或小至单一功能的介绍,都带有目的性,例如为团队增取更多资源、创新服务的提案或让产品顺利开发等。

    要达成目标,就必须在文件及表述上下功夫。另外,简报会议可能包含不同领域、职位及权利的人,产品设计师如何在有限的时间内说服相关权益人(stakeholder),相当值得探讨与学习,大舌头就过去的经验,整理出以下四点与读者分享:

    想得最复杂,示意得最简单

    避免使用复杂或过度专业的文字或内容

     

    这两个动作成功简报不可或缺的准备动作,但大多设计师只会“想得最复杂”,而忽略了“示意得最简单”

    设计师很认真地透过观察、研究及经验,把所有产品情境、流程、特例情况或使用族群的行为都想出来,认为只要完整的陈述及绘制出来,就能增加可信度,进而顺利说服相关权益人。

    但事实上,参与会议的人可能因背景不同、时间有限、看到复杂内容的初期排斥或一时恍神,导致准备的内容无法传递给与会人,这样就十分可惜了。所以,倒不如拿出部分制作时间,思考如何将内容简化,以下提供三个方式:

    • 找出类似且著名的成功案例,直接类比或比较(例如:提到产品的商业模式,直接以成功使用该模型的公司为例,且避免出现复杂且过于专业的架构图)
    • 放张产品介面图!就算还没到设计阶段,也做一张模拟图吧,可以大幅增加与会者的想像,也能省下千言万语来解释。
    • 如果时间允许,搭配prototype来示意是最好的!但必须注意以下两点:1)强调目前要操作哪个步骤,不然与会者只会看到介面的不停切换,无法连结对产品的了解,反而造成反效果; 2)尽可能的串起完整的流程,不要只示意局部或跳过过多的步骤。因为prototype是两面刃,它可以激起与会者的想像,但同样的他们也可能更积极或深入的提问,若因为不够完整导致简报节奏大乱,反而不划算~

    练习“怎么讲”

    不只是设计师,大多数人在努力的准备简报文件后,就认为已经结束,在等待上场了; 或气力用尽~但是,除非已是纵横沙场的老将或口若悬河的天才,不然在未准备充分上场,结果通常不会太好(提案失败、个人专业度受损、影响团队权益等)。

    以下提供几个准备的程度,在上场前问问自己有没有信心达成吧!

    • 掌握时间,脑中要记好哪些页面是关键,哪些页面可在时间不足时省略。
    • 不结巴,因为口条不顺,说服度会大大的减少。
    • 不要认为对方一定懂你,有能力把前因后果讲清楚。
    • 具“谈判”的观念与态度,如果与会者说“不”,你是否能解释并说服(数据或代价等)提出其他方案

    见人说人话,见鬼说鬼话


    这句话本身带有负面的意味,但先别误会大舌头,大舌头故意用较耸动的语句来表达这项行为的重要性,因为将这个精神运用得好,将是成功达成目标(顺利完成简报)最关键要素。为什么呢?待大舌头娓娓道来:

    一个跨领域会议,可能有董事长、财务长、技术人员、PM 或业主等不同领域的与会者,你怎么会期待用同一种说法或观点让大信服?但你肯定会问,那又如何在有限的时间内讲出满足大家的不同观点?

    不可能!没错,就是无法!但我们可更聪明一些,首先洞悉谁是核心的权益相关人,并专注传递他可能困惑、担忧及关注的资讯就好了。例如,跟老板开会,需要带入更多商业目标的议题,而不是介面细节;跟PM就要告诉他,提出的设计如何满足需求与设定的目标;跟RD就要描述实作的细节等。

    维持这套逻辑的做法,千万不要有势利、讨好、狡辩或隐匿问题等负面行为,不要当个只打嘴炮的两面设计师。而是keep real,但不断强化与会权益相关人关注的要点!这样才能事倍功半!

    以下,也提醒产品设计师们在会议中,如何了解及理解相关权益人的想法:

    • 先聆听对方所述,听懂后再回覆,不要抢话
    • 学习不同领域的用语、在乎的效益、担忧的议题等
    • 身段够软Q,如果被无理的挑战或拒绝,可再思考后续如何扭转或说服即可,没必要当下挑战对方或撕破脸。

    适当的运用专业术语

    在简报的过程中,偶而套个几句设计专业术语,大舌头不鼓励使用,因为会议的目的就是要整合与协调大家的意见,并归纳出结论,如何降低理解成本才是应该要做的,而不是增加大家心中的问号

    但在会议中,总是会有人因为某些原因想要压制或质疑你的专业(例如业主要压低收费等),或秤秤你有几两重。这时候,偶而脱口说出个专业术语也是个好的战术,毕竟先让与会者认同你的能力,他们才比较有机会认真听你的简报或接受你的想法,对吧!

    结论

    简报真的是门艺术,除了需要认真的准备外,过程又需要一点小技巧辅助,才能更加顺利。

    对产品设计师而言,制作简报文件真的是占尽优势,因为拥有视觉化的能力与工具,且较懂得人性(毕竟UX 的方法论就是如何认识user)。不过为何有时结果不能一帆顺呢?因为除了给力的简报文件是必须外,简报的过程还需要一些经验、观察、练习与技巧辅助,才有更大的机会达到目的。

    大舌头借本文分享自身所经历且学习到的简报技巧与经验,希望各位设计师能领悟其中奥妙,此外也鼓励大家能不断的学习不同领域的知识,才能放广思考且不限于自我领域的框内。

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